KSeF wchodzi w życie! Co zmieni się od 1 lutego 2026?

W dniu 27.08.2025 roku prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę nakładającą na przedsiębiorców obowiązkowy KSeF – jak to będzie wyglądać w praktyce?

Ministerstwo Finansów umożliwia przedsiębiorcom dobrowolne korzystanie z platformy KSeF od stycznia 2022 roku. Według aktualnych planów:

• od 1 lutego 2026 roku system ten stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
• od 1 kwietnia 2026 roku obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych,
• od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wejdzie również dla najmniejszych podmiotów uznanych za tzw. „wykluczonych cyfrowo” (ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie).

Obligatoryjnie do repozytorium przekazywane powinny być faktury wystawiane przez przedsiębiorców dla innych przedsiębiorców (B2B). Z obowiązku tego zwolnione będą natomiast faktury dla klientów detalicznych (B2C), a także faktury wystawiane w oparciu o procedurę OSS.

Z obiegu znikną niektóre kategorie dokumentów, jak np. duplikaty, których – z uwagi na przechowywanie faktur w repozytorium elektronicznym – przedsiębiorcy nie będą musieli już wystawiać. Za fakturę wystawioną uznawać się będzie dopiero tę, która została przekazana do KSeF, a potwierdzeniem tego jest otrzymanie UPO. W praktyce więc samo wygenerowanie dokumentu w programie do fakturowania, nie będzie jednoznaczne z jego wystawieniem.

Nowe obowiązki obejmą również dokonywanie płatności – w tytule przelewu powinien pojawić się numer KSeF pozwalający na identyfikację dokumentu. Obowiązek stosowania numeru został jednak przesunięty – do końca 2026 roku nie będą nakładane sankcje za brak tego oznaczenia.

Wraz z wejściem w życie KSeF 2.0 od 2026 roku, zacznie obowiązywać również nowa struktura faktur FA(3). Ma ona zastąpić dotychczasowy format FA(2) i wprowadza zmiany m.in. w zakresie oznaczeń GTU, pól dodatkowych oraz sposobu raportowania niektórych danych. Dzięki temu faktury będą bardziej ujednolicone i dostosowane do potrzeb systemu, a jednocześnie rozszerzą zakres informacji możliwych do automatycznego odczytu i analizy.

W konsekwencji powyższych założeń, KSeF spowoduje niemal całkowite wyeliminowanie faktur papierowych z obiegu.

KSeF w praktyce – proces rejestracji i sankcje za niedopełnienie obowiązków

Aspektem, z którym należy zapoznać się z odpowiednim wyprzedzeniem jest to w jaki sposób zarejestrować się do KSeF. Związane z tym obowiązki mogą się jednak różnić w zależności od formy prawnej prowadzonego przedsiębiorstwa oraz aktualnie stosowanych metod uwierzytelniania dokumentów.

W przypadku, gdy podatnikiem jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to co do zasady przedsiębiorca taki nie musi dokonywać dodatkowych zgłoszeń, a jedynie wystarczy, że zaloguje się na platformę używając podpisu kwalifikowanego, bądź dokona uwierzytelnienia profilem ePUAP. Od tej reguły mogą się jednak zdarzyć pewne wyjątki, związane przykładowo z koniecznością nadania dostępu innym osobom. W takiej sytuacji do właściwego Urzędu Skarbowego należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA.

Kolejna kwestia dotyczy podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, a więc m.in. spółki z o.o. W takim przypadku – bez dodatkowego zgłoszenia – z KSeF można korzystać uwierzytelniając się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP, na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich. Jeżeli jednak dany podmiot nie dysponuje taką pieczęcią, to niezbędne będzie złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym to wskazana będzie osoba fizyczna uprawniona do logowania do portalu.

Samo skorzystanie z portalu KSeF jest natomiast wyjątkowo proste, gdyż zakłada:

• wybranie kontekstu logowania na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login poprzez użycie numeru NIP lub identyfikatora wewnętrznego,
• uwierzytelnienie stosownym certyfikatem (podpisem kwalifikowanym lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną) bądź poprzez ePUAP – zarówno przez login i hasło, jak też przez bankowość elektroniczną.

Od 2027 roku przewidziane są sankcje za niewywiązywanie się z obowiązków:

• niewystawienie faktury przy użyciu KSeF,
• wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem,
• nieprzesłanie jej w wymaganym terminie.

W takich przypadkach naczelnik Urzędu Skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7% wartości faktury, gdy podatek nie został wykazany.

👉 Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy – kary nie będą stosowane.

KSeF – kilka wniosków dla przedsiębiorcy

Krajowy System eFaktur, choć ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego, to wprowadza też szereg wyzwań natury organizacyjnej i technicznej. Przedsiębiorcy powinni już teraz:

• przeanalizować swoje procesy fakturowania,
• sprawdzić kompatybilność używanych programów z KSeF,
• przygotować pracowników do korzystania z nowego systemu,
• zaplanować czas i środki na ewentualne wdrożenia informatyczne.

Warto podejść do tego tematu z wyprzedzeniem, aby obowiązkowe wprowadzenie KSeF w 2026 roku nie było zaskoczeniem, lecz naturalnym etapem rozwoju firmy.