Nowe obowiązki w zakresie prowadzenia księgowości oraz wysyłki plików JPK od 2026 roku

Od 2026 roku przedsiębiorców czekają duże zmiany w sposobie prowadzenia księgowości. Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek, aby księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencje przychodów były prowadzone wyłącznie przy użyciu programów komputerowych.

👉 Cel zmian?

Celem reformy jest pełna cyfryzacja rozliczeń podatkowych i ujednolicenie sposobu przekazywania danych fiskusowi.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli prowadzić całą dokumentację księgową w formie elektronicznej, a następnie przesyłać ją do urzędu skarbowego w postaci plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny).

Nadchodzące wprowadzają nowe struktury danych, które wymagają dokładnego odwzorowania wszystkich zapisów w systemach księgowych. Dostosowanie się do wymogów technicznych i organizacyjnych nie będzie więc jedynie formalnością – w wielu przypadkach wymusi także zmiany w codziennej pracy związanej z prowadzeniem ewidencji i przygotowaniem rozliczeń.

📁 Czym jest JPK i dlaczego jest tak istotny ?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to elektroniczna, ustandaryzowana forma przekazywania danych księgowych i podatkowych.

Każdy plik JPK ma ściśle określoną strukturę, ustaloną przez Ministerstwo Finansów, dzięki czemu urząd skarbowy może automatycznie odczytywać i analizować informacje z ksiąg.

📅 Od kiedy nowe obowiązki ?

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów:

• od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy rozliczający się PIT-em, którzy składają JPK_V7M (miesięczne  rozliczenia VAT),  będą musieli prowadzić księgi wyłącznie elektronicznie,
• po raz pierwszy przekazanie plików JPK z ksiąg podatkowych (np. JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_KR_PD) ma nastąpić w 2027 roku w  terminie złożenia zeznania rocznego.
• Od 1 stycznia 2027 obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych podatników PIT m.in. podatnicy składający JPK_V7K (kwartalne rozliczenia VAT) oraz zwolnieni z VAT 

👥 Kogo dotyczy obowiązek?

W zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji, przedsiębiorcy będą musieli przekazywać do urzędu odpowiednie struktury JPK:

📘 Dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe 

–  JPK_KR_PD – księgi rachunkowe
Zawiera szczegółowe dane z pełnej księgowości np. zapisy w dzienniku, salda kont, zestawienia

– JPK_ST_KR – ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych
Zawiera dane o majątku trwałym: wartości początkowe, metody amortyzacji, daty przyjęcia, parametry użytkowe.

📗 Dla podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) 

–  JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów
Cyfrowa wersja księgi z danymi o przychodach, kosztach i dowodach księgowych.

–  JPK_ST – ewidencja środków trwałych
Analogiczna do JPK_ST_KR, obejmująca dane o majątku trwałym w uproszczonej formie.

📒 Dla podmiotów prowadzących ewidencję przychodów (ryczałtowcy) 

–  JPK_EWP – ewidencja przychodów
Zawiera dane o wysokości przychodów w danym okresie – jednolity sposób raportowania dla wszystkich ryczałtowców.

– JPK_ST – wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Odpowiednik pliku JPK_ST_KR dla pełnej księgowości, ale dostosowany do ewidencji uproszczonej.

🧮 Co to oznacza w praktyce?

Nadchodzące zmiany oznaczają, że:

• wszystkie księgi i ewidencje muszą być prowadzone w programach komputerowych,
• dane będą przekazywane do urzędów w formacie XML,
• systemy skarbowe będą automatycznie wychwytywać ewentualne niezgodności.

Cyfrowe prowadzenie ewidencji zwiększy przejrzystość rozliczeń, ale jednocześnie wymagać będzie większej precyzji przy wprowadzaniu danych i dbałości o spójność informacji w całej dokumentacji. Odpowiednio przygotowany system księgowy i uporządkowane procesy pozwolą uniknąć błędów oraz ułatwią raportowanie do administracji skarbowej.

🧾 Podsumowanie

📅 Od 2026 r. – obowiązek prowadzenia wszystkich ksiąg podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.
📤 Od 2027 r. – obowiązek przekazywania plików JPK z ksiąg do urzędów skarbowych.

To krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń, ale też wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania– zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych, które będą kluczowym wsparciem w procesie wdrożenia nowych zasad.