KSEF, czyli Krajowy System eFaktur jest ostatnio jednym z najczęściej poruszanych tematów, jeśli chodzi o zmiany prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w Polsce. Jednolity, rządowy system do wysyłania, przechowywania oraz odbierania faktur stanowi wyzwanie nie tylko z perspektywy rozwoju i wydajności infrastruktury informatycznej, lecz również w zakresie zagadnień prawno-podatkowych oraz rachunkowości.
Dowiedz się czym jest KSeF oraz jakie wyzwania niesie dla przedsiębiorców.
Na czym polega Krajowy System eFaktur?
KSeF to ogólnopolski, publiczny system informatyczny pozwalający przedsiębiorcom na wystawianie, udostępnianie, przechowywanie i odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. Zasadniczym celem tego projektu jest zintegrowanie i scentralizowanie obiegu tych dokumentów w obrocie gospodarczym. Sam proces polega na przekazywaniu do rządowego repozytorium ustrukturyzowanych faktur w formacie XML. Tam dokumenty są weryfikowane pod kątem zgodności logicznej, a wystawca otrzymuje zwrotnie UPO. Odbiorca faktury może uzyskać do niej dostęp poprzez stosowne uwierzytelnienie lub podanie wybranych danych dotyczących faktury. Warto podkreślić, że w tym schemacie – na podstawie systemu uprawnień – może uczestniczyć również szereg podmiotów uprawionych, współpracujących z określoną firmą, w tym np. biura rachunkowe.
Warto również nadmienić, że KSeF – dzięki możliwości integracji z programami sprzedażowymi, księgowymi oraz komercyjnymi systemami elektronicznego obiegu dokumentów – otwiera nowe możliwości w zakresie automatyzacji znacznej części procesów biznesowych. Z drugiej jednak strony narzędzie to uzależnia możliwości fakturowania od dostępu do Internetu, a w wielu przypadkach wymaga też wdrożenia nowych rozwiązań informatycznych. To z kolei wiąże się z koniecznością poniesienia nakładów finansowych na zakup i implementację stosownego programu, a także z rewizją procesów zachodzących wewnątrz firmy.
KSeF – od kiedy obowiązuje i co obejmuje
Ministerstwo Finansów umożliwia przedsiębiorcom dobrowolne korzystanie z platformy KSeF od stycznia 2022 roku do czerwca 2024 roku. Według aktualnych planów od 1 lipca 2024 system ten ma stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych do VAT, natomiast od 1 stycznia 2025 roku również dla podmiotów zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo).
Następna kwestia związana jest z tym, jakie dane trafią do KSeF. Obligatoryjnie do tego repozytorium przekazywane powinny być jedynie faktury wystawiane przez przedsiębiorców dla innych przedsiębiorców. Z obowiązku tego zwolnione będą natomiast faktury dla klientów detalicznych, a także faktury wystawiane w oparciu o procedurę OSS.
Należy też podkreślić, że z obiegu znikną tym samym niektóre kategorie dokumentów, jak np. duplikaty, których – z uwagi na przechowywanie faktur w repozytorium elektronicznym – przedsiębiorcy nie będą musieli już wystawiać. Inna zmiana dotyczyć będzie sposobu ustalania daty wystawienia faktury. Warto bowiem wiedzieć, że za fakturę wystawioną uznawać się będzie dopiero tą, która została przekazana do KSeF, a potwierdzeniem tego jest otrzymanie UPO. W praktyce więc samo wygenerowanie dokumentu w programie do fakturowania, nie będzie jednoznaczne z jego wystawieniem. Nowe obowiązki mają pojawić się również w zakresie dokonywania płatności za faktury, gdyż w tytule przelewu powinien pojawić się numer KSeF pozwalający na identyfikacje dokumentu. W tym jednak zakresie można się spodziewać, że obok tego numeru nadal do identyfikacji płatności stosowany będzie numer faktyczny faktury.
W konsekwencji powyższych założeń – jeśli planowany termin wdrożenia KSeF zostanie utrzymany – to spowoduje on niemal całkowite wyeliminowanie faktur papierowych z obiegu. W efekcie również dla podatników zwolnionych VAT – mimo tego, że wobec nich obowiązek ten został przesunięty o pół roku – decyzja o skorzystaniu z takiej formy wymiany faktur z kontrahentami może okazać się korzystna. Wynikać to będzie nie tylko z samej logistyki przekazywania dokumentów do kontrahentów, lecz również z wpisania się w ujednolicone standardy obiegu dokumentów.
KSeF w praktyce – proces rejestracji i sankcje za niedopełnienie obowiązków
Aspektem, z którym należy zapoznać się z odpowiednim wyprzedzeniem jest to w jaki sposób zarejestrować się do KSeF. Związane z tym obowiązki mogą się jednak różnić w zależności od formy prawnej prowadzonego przedsiębiorstwa oraz aktualnie stosowanych metod uwierzytelniania dokumentów.
W przypadku, gdy podatnikiem jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to co do zasady przedsiębiorca taki nie musi dokonywać dodatkowych zgłoszeń, a jedynie wystarczy, że zaloguje się na platformę używając podpisu kwalifikowanego, bądź dokona uwierzytelnienia profilem ePUAP. Od tej reguły mogą się jednak zdarzyć pewne wyjątki, związane przykładowo z koniecznością nadania dostępu innym osobom. W takiej sytuacji do właściwego Urzędu Skarbowego należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
Kolejna kwestia dotyczy podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, a więc m.in. spółki z o.o. W takim przypadku – bez dodatkowego zgłoszenia – z KSeF można korzystać uwierzytelniając się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP, na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich. Jeżeli jednak dany podmiot nie dysponuje taką pieczęcią, to niezbędne będzie złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym to wskazana będzie osoba fizyczna uprawniona do logowania do portalu.
Samo skorzystanie z portalu KSeF jest natomiast wyjątkowo proste, gdyż zakłada:
- wybranie kontekstu logowania na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login poprzez użycie numeru NIP lub identyfikatora wewnętrznego;
- uwierzytelnienie stosownym certyfikatem (podpisem kwalifikowanym lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną) bądź poprzez ePUAP, zarówno przez login i hasło jak też przez bankowość elektroniczną.
Następny temat, który należy poruszyć, to potencjalne sankcje związane z wprowadzeniem KSeF. Obecnie w polskim systemie prawnym można wymienić szereg wykroczeń lub przestępstw karno-skarbowych związanych z szeroko pojmowanym fakturowaniem i dokumentowaniem sprzedaży. Przykładem sankcji za niewywiązanie się z obowiązków w tym zakresie są m.in. przewidziane w ustawie Kodeks karny skarbowy kary za niewystawienie faktury lub nierzetelne wystawienie faktury, które pozostaną w mocy również po wprowadzeniu nowej formy obiegu faktur. Warto jednak wiedzieć, że na mocy art. 106ni ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – czyli przepisu, który wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 roku – pojawią się również nowe rodzaje sankcji. W przypadku bowiem, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawi faktury przy użyciu KSeF;
- w okresie awarii lub niedostępności KSeF albo w przypadku, gdy podatnik nie mając możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu wystawił fakturę niezgodną z obowiązującym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie faktury;
– naczelnik Urzędu Skarbowego nałoży na podatnika w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7 % wartości faktury, w przypadku gdy podatek nie został na niej wykazany. Taka karę podatnik będzie zobowiązany uregulować bez wezwania w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji o otrzymaniu tej kary.
W tym zakresie trzeba też wspomnieć o zwiększonym ryzyku pomyłek przy wystawianiu faktur, a także ograniczonych możliwościach poprawy błędów. Przykładowo, jeśli wystawca faktury pomyli numer NIP (lub też zamawiający towaru lub usługę poda go nieprawidłowo), to dokument sprzedaży nie trafi do odbiorcy. W konsekwencji można spodziewać się również znacznie większej ilości wystawianych faktur korygujących.
Ważnym aspektem tych zmian jest także możliwość znacznie łatwiejszej weryfikacji przez organy Krajowej Administracji Skarbowej tego, jakie wydatki ponosi przedsiębiorca, a w efekcie co zalicza on w koszty uzyskania przychodu. Dotychczas taką informację organy te mogły uzyskać jedynie podczas czynności sprawdzających, bądź kontroli. W efekcie KSeF stanie się niezwykle zaawansowanym narzędziem w rękach KAS, które umożliwi znacznie sprawniejsze wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości.
KSeF – kilka wniosków dla przedsiębiorcy
Podsumowując warto sprecyzować kilka wniosków związanych z planowaną obligatoryjną implementacją KSeF w Polsce. Zaczynając od ogólnych uwag należy zauważyć, że system ten stanowi kolejny etap zarówno w cyfryzacji systemu ewidencji, dokumentowania i raportowania zdarzeń w obiegu gospodarczym po wprowadzeniu jednolitych Plików Kontrolnych, czy systemu Kas Online. Z pewnością może on stanowić sposób na uszczelnienie systemu podatkowego będąc zarazem bardzo użytecznym narzędziem w rękach organów kontroli skarbowej.
Należy także zaznaczyć, że ustrukturyzowanie faktur i wprowadzenie ich centralnego repozytorium generuje szereg korzyści dla przedsiębiorców, związanych m.in. z:
- ujednoliconymi standardami przekazywania faktur,
- mniejszym ryzykiem zaginięcia dokumentu lub też pominięcia go w ewidencji,
- łatwiejszą komunikacją między przedsiębiorcami,
- uproszczeniem procesów ewidencji księgowej;
- zmniejszeniem ilości dokumentacji papierowej w firmie;
- równoległym dostępem do danych z faktur w niemal każdym miejscu z dostępem do Internetu.
Z drugiej jednak strony taki system związany jest także z szeregiem wyzwań i barier, wśród których należy wymienić:
- ograniczenia technologiczne, szczególnie wśród małych przedsiębiorców;
- uzależnienie od infrastruktury sieciowej;
- koszty związane z wdrożeniem rozwiązań informatycznych pozwalających na automatyzacje procesów;
- konieczność rewizji i reorganizacji części procesów biznesowych, szczególnie w większych przedsiębiorstwach;
- brak możliwości poprawy błędów, szczególnie w przypadku błędnie podanego numeru NIP, a tym samym większą liczbę korekt i ryzyko narażenia się na potencjalne sankcje w wyniku pomyłek osób dokonujących fakturowania;
- uzależnienie procesów biznesowych od sprawności publicznej infrastruktury informatycznej.
W konsekwencji KSeF można uznać za instrument, który niesie ogromny potencjał korzyści, jednak ważne jest to w jaki sposób zostanie zaimplementowany, a także jak posługiwać będą się nim organy Krajowej Administracji Skarbowej. W przypadku bowiem, gdy zostanie on użyty przede wszystkim, jako kolejne narzędzie do kontroli przedsiębiorców, to zapewne może spotkać się z dużą nieufnością sprawiając, że prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce będzie postrzegane za coraz trudniejsze. Odpowiednie podejście ze strony władz publicznych, a także efektywne zarządzanie tym systemem w perspektywie zachodzących przemian technologicznych może sprawić, że korzyści z implementacji takiego rozwiązania zauważalne będą dla zarówno dla przedsiębiorców, jak też dla organów administracji skarbowej.