Jednym z głównych założeń reform Kodeksu Spółek Handlowych jest wzmocnienie rad nadzorczych. Jednym z kluczowych rozwiązań wprowadzanych przez nowe przepisy jest danie radzie nadzorczej możliwości samodzielnego, bez udziału zarządu, powołania doradcy rady nadzorczej. Stanowisko to powinno zostać powierzone podmiotowi zewnętrznemu, który posiada fachową wiedzę oraz kwalifikacje, które umożliwiają zbadanie konkretnych zagadnień. Od kiedy wchodzą w życie nowe przepisy, kim jest doradca rady nadzorczej i jaka jest jego rola?
Kiedy nowe przepisy KSH wchodzą w życie?
Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych wraz z przepisami dotyczącymi nowych przywilejów dla rad nadzorczych oraz powoływania doradcy rady nadzorczej, jego roli, sposobu powołania i obowiązków ma zacząć obowiązywać od 13 października 2022 roku. Będzie ona zawierała takie przepisy, jak szerszy dostęp rady nadzorczej do informacji, możliwość żądania otrzymania konkretnych informacji, dokumentacji, sprawozdań czy wyjaśnień, a nawet wymóg uzyskania od rady nadzorczej zgody na zawarcie transakcji, mającej znaczącą wartość, jak również wprowadzenie zasady biznesowego oceniania sytuacji czy obowiązku dla rad nadzorczych zachowania lojalności wobec spółki. Oczywiście najważniejszym jednak przepisem, który znajdzie się w nowym Kodeksie Spółek Handlowych będzie możliwość samodzielnego powołania doradcy rady nadzorczej. Dlatego teraz przyjrzymy się temu stanowisku.
W jaki sposób będzie powoływany doradca rady nadzorczej?
Wedle nowelizacji ustanowienie doradcy rady nadzorczej jest możliwe w przypadku spółek akcyjnych, a także tych z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jednak w każdej ze spółek inna będzie podstawa jego powołania. W spółce z o. o. uchwałę dotyczącą powołania doradcy, rada może podjąć, o ile tego będzie dotyczył statut spółki. Jeśli chodzi o spółki, w spółkach akcyjnych będzie to mogła zrobić rada nadzorcza, a statut bądź umowa spółki może jedynie wyłączyć lub ograniczyć jej prawo do zawarcia z doradcą umów np. upoważniając walne zgromadzenie do oszacowania maksymalnego wynagrodzenia wszystkich powołanych doradców, a więc kosztu, jaki spółka może na to ponieść w ciągu roku obrotowego.
Rada zawsze będzie reprezentowała spółkę w umowie między nią a doradcą rady nadzorczej.
Kto może zostać doradcą rady nadzorczej?
Przepisy określają, że doradcą rady nadzorczej może zostać tylko ktoś, kto:
- posiada fachową wiedzę oraz kwalifikacje, które są niezbędne do zbadania danej sprawy;
- zapewnia sporządzenie obiektywnego i rzetelnego sprawozdania z badań;
- osoba prawna pod warunkiem spełniania wyżej wymienionych wymogów przez osoby odpowiedzialne za badanie i sprawozdanie w imieniu doradcy rady nadzorczej.
Podmiotem zewnętrznym mogą także być spełniające powyższe wymogi wyspecjalizowane komórki, działające w strukturze akcjonariusza czy wspólnika.
Jaką rolę ma pełnić doradca rady nadzorczej?
Doradca rady nadzorczej będzie miał za zadanie badać sprawy związane z działalnością spółki czy jej majątku lub przygotowywać konkretne analizy i opinie. Oczywiście będzie to na koszt spółki. Jej zarząd będzie zaś musiał przygotować dla doradcy wszystkie niezbędne dokumenty oraz udzielać mu informacji, o które poprosi. W celu zagwarantowania spełnienia przez zarząd tego obowiązku, ustawodawca ustalił kary, jakie poniesie osoba, przez którą zarząd nie dostarczy doradcy rady nadzorczej żądanych przez niego informacji, przekaże niezgodne informacje z faktycznym stanem bądź jakieś ważne informacje czy dokumenty zatai. Za taki czyn grozić będzie grzywna w kwocie nie niższej niż 20 000 złotych, ale nie wyższej niż 50 000 złotych. Jednak może to być nawet kara ograniczenia wolności. Poza tym grzywna będzie groziła nawet osobie, która popełni którykolwiek z wymienionych czynów nieumyślnie. Będzie oczywiście niższa, bo wyniesie od 6 000 do 20 000 złotych. Te przepisy sprawiają, że będzie możliwe pociągnięcie do odpowiedzialności zarówno członków zarządu, jak i pracowników spółki.
Jakie obowiązki będzie miał doradca?
Oczywiście na doradcy rady nadzorczej również będą ciążyły pewne obowiązki. Nie tylko on sam, ale również każda osoba wykonująca obowiązki w jego imieniu czy na jego rzecz, będzie miała obowiązek zachowania poufności wszystkich informacji i dokumentów od spółki, które nie będą miały charakteru publicznego. Obowiązek ten będzie nieograniczony czasowo. Nie ma również wątpliwości, że obowiązkiem doradcy będzie wykonywanie powierzonych mu zadań profesjonalnie, starannie i rzetelnie.
Wyniki pracy doradcy mogą przydać się nie tylko radzie nadzorczej. W spółkach akcyjnych rada zacznie mieć możliwość podejmowania decyzji dotyczącej udostępniania tych wyników akcjonariuszom, jeśli oczywiście, nie wyrządzi to żadnych szkód spółce (innej powiązanej spółce czy spółdzielni zależnej). Szkody mogłyby dotyczyć ujawnienia tajemnic spółki w kwestiach handlowych, organizacyjnych czy technicznych. W przypadku spółek akcyjnych został określony także termin udostępnienia wyników pracy doradcy rady nadzorczej w tym trybie. Termin ten to 2 tygodnie od dnia podjęcia uchwały rady nadzorczej w taki sam sposób, jaki określony jest dla zwołania walnego zgromadzenia.
Decyzja należy do wspólników i akcjonariuszy
Wspólnicy oraz akcjonariusze spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych, w których powołane zostały rady nadzorcze, mają teraz czas na podjęcie decyzji. Mogą bowiem umożliwić powołanie doradcy rady nadzorczej (w spółce z o. o.) lub ograniczyć, a nawet całkowicie wyłączyć możliwość powołania doradcy rady nadzorczej (w spółce akcyjnej). Doradca rady nadzorczej może być cennym wsparciem dla tego organu spółki, sprzyjając jej profesjonalizacji, a także lepszej ochronie praw wspólników czy akcjonariuszy. Jednak stanowisko doradcy rady nadzorczej ma także dla spółek pewną wadę, a mianowicie może okazać się bardzo kosztowne. Warto więc dobrze przeanalizować, czy na pewno doradca rady nadzorczej jest niezbędny w spółce i podjąć odpowiednie uchwały do wpisania w statut bądź umowę w odpowiednim czasie.