W każdej firmie, zwłaszcza dużej, mogą zdarzyć się jakieś nieprawidłowości, przez które firma może ponieść straty finansowe i stracić reputację na rynku. Jednak przedsiębiorcy nie zawsze są zadowoleni z wyjścia na jaw uchybień i potrafią ukarać pracownika, który je odkrył i zgłosił nawet zwolnieniem z pracy. Teraz będzie już to niemożliwe, gdyż przedsiębiorcy mają obowiązek wprowadzenia w swoich firmach nowych procedur ochrony takich osób. Nakazuje to nowa Dyrektywa unijna.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości w danym przedsiębiorstwie. Sygnalista identyfikuje, wykrywa niezgodne z prawem działania lub zaniechania w firmie i przeciwdziała im zgłaszając je swojemu pracodawcy bądź odpowiednim organom. Sygnalista to osoba anonimowa. Może nim być zarówno pracownik, jak i współpracownik samozatrudniony, wspólnik, wykonawca, podwykonawca, dostawca, a nawet stażysta, osoba w rekrutacji czy były pracownik. Sygnaliści mają obowiązek zgłaszania nieprawidłowości poprzez utworzone do tego celu specjalne kanały informacyjne. Pracodawca zaś ma obowiązek chronić tożsamość sygnalisty i zabezpieczyć jego interesy przed negatywnymi skutkami sygnalizowania. Nie może więc w żaden sposób go za to karać, np. zwolnieniem z pracy, ucięciem pensji czy czymkolwiek innym.
Co musi zrobić przedsiębiorca?
Przedsiębiorcy są zobowiązani do przygotowania kanałów do zgłoszeń wewnętrznych, czyli sposobów, jakie do wyboru będzie miał sygnalista, by dokonać zgłoszenia. Może to być kanał zgłoszeń osobistych, kanał telefoniczny, aplikacja, dedykowany e-mail, hotline czy dedykowany komunikator online. Wybór należy do przedsiębiorcy. Im więcej kanałów zaproponuje sygnaliście, tym większe prawdopodobieństwo, że zdecyduje się on na zgłoszenie nieprawidłowości. Minimum to uruchomienie jednego kanału do zgłoszeń pisemnych i jednego do zgłoszeń ustnych. Dla właściwego wdrożenia kanałów zgłaszania naruszeń konieczne jest także wyznaczenie odpowiednich osób lub działów, które będą odpowiedzialne za przyjmowanie oraz obsługę zgłoszeń sygnalistów. Wyznaczonych pracowników trzeba jeszcze odpowiednio przeszkolić, aby wiedzieli, co zrobić po zgłoszeniu nieprawidłowości przez sygnalistę. Obsługę sygnalistów można również powierzyć firmie zewnętrznej, ale trzeba się wtedy liczyć z kosztami takiej usługi.
Jakie konsekwencję dla przedsiębiorcy będzie miało zgłoszenie naruszenia prawa przez sygnalistę?
Osoby wyznaczone do obsługi procedury zgłaszania nieodpowiednich działań przedsiębiorcy muszą po poinformowaniu sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia zweryfikować je. Mogą to zrobić poprzez analizę danych nadesłanych przez sygnalistę oraz przeprowadzenie rozmów ze świadkami, podejrzanym bądź również samym sygnalistą. Celem postępowania jest ustalenie, czy faktycznie doszło do uchybień i jak poważnych. Na podstawie ostatecznych ustaleń podejmowane są kolejne działania. W przypadku potwierdzenia nieprawidłowego działania przedsiębiorca ma obowiązek zniwelować uchybienia i np. pociągnąć do odpowiedzialności pracownika, który się ich dopuścił. Jeśli tego nie zrobi, jak i w przypadku poważnych uchybień możliwe będzie zgłoszenie sprawy do odpowiednich organów państwowych, które same wyciągną konsekwencje od przedsiębiorcy czy pracownika winnego uchybieniom.
Abolicja dla pracownika zgłaszającego pracę na czarno
Ministerstwo Finansów przygotowało również plan walki z tak zwaną czarną strefą. Pracownik będzie mógł zgłosić, że pracuje na czarno, za co jego pracodawca zostanie ukarany odpowiednimi sankcjami. Dotąd w razie wykrycia pracy na czarno to pracownik musiał odprowadzić niezapłacony podatek od swojej pensji z odsetkami za zwłokę i jeszcze odpowiadał karnie za niezadeklarowanie podatku. Teraz nie będzie już musiał tego robić jeśli zgłosi zatrudnienie na czarno odpowiednim organom. To pracodawca będzie musiał uregulować nieodprowadzony PIT pracownika wraz z odsetkami za zwłokę. Zapłaci także jeszcze dodatkową sankcję, czyli podatek od minimalnego wynagrodzenia za każdy miesiąc zatrudniania pracownika na czarno. Ponadto jeszcze dopłacone podatki nie będą zaliczały się do kosztów uzyskania przychodu ani w PIT, ani w CIT. Ministerstwo nie oczekuje po tych zmianach nagłego wysypu sygnalistów, jednak ma nadzieję, że pracodawcy zaczną bardziej obawiać się nielegalnego zatrudniania, a także, że dzięki zmianom uda się zmniejszyć straty budżetu wynikające z istnienia szarej strefy.
Od kiedy wchodzą w życie przepisy o sygnalistach?
Największe przedsiębiorstwa, zatrudniające powyżej 250 osób, a także podmioty sektora publicznego mają obowiązek wdrożenia procedur ochrony sygnalistów już do 17 grudnia 2021 r. Nie zostało więc już na to dużo czasu. Mniejsze firmy, zatrudniające od 50 do 250 pracowników będą miały go zdecydowanie więcej, bo do 17 grudnia 2023 r. Należy jednak pamiętać, że limit 50 osób nie ma zastosowania do przedsiębiorstw z branży finansowej, lotnictwa cywilnego, transportu morskiego, a także podmiotów, które działają na obszarach złóż gazu ziemnego oraz ropy naftowej na obszarach morskich. Abolicja dla pracowników, którzy przyznają się do pracy na czarno zaś ma wejść w życie od 1 stycznia 2022 roku.