Pandemia koronawirusa spowodowała duże zmiany, także w zakresie prawa pracy i wprowadzenia pracy zdalnej. Zostało to uregulowane przez Kodeks pracy oraz ustawy przyjęte przez Sejm 10 stycznia 2023 r. (opublikowano je w Dzienniku Ustaw 6 lutego). Jednocześnie pojawił się szereg różnego typu procedur, narzędzi, instrukcji i regulaminów związanych ze sposobem bezpiecznego wykonywania pracy w miejscu zamieszkania pracowników.
Czym jest praca zdalna i kiedy jest możliwa?
Praca zdalna to praca wykonywana poza siedzibą firmy — w domu lub w innym miejscu, w którym jest to możliwe. Oczywiście praca zdalna nie zawsze jest możliwa: najczęściej z pracą zdalną mamy do czynienia w przypadku stanowisk biurowych czy call center. W kodeksie pracy znajduje się definicja, która mówi, że praca zdalna to praca całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Powinna odbywać się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się, jak np. komunikatory internetowe, telefony czy aplikacje do wideorozmów. Praca może być realizowana całkowicie lub częściowo zdalnie. Oznacza to, że może też być podjęta w formie hybrydowej, czyli np. 2 dni w firmie i 3 dni w domu.
Jakie są rodzaje pracy zdalnej?
Wśród rodzajów pracy zdalnej należy wyróżnić pracę zdalną z polecenia pracodawcy, pracę zdalną okazjonalną oraz pracę zdalną rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych.
Praca zdalna z polecenia pracodawcy
Jest to praca zdalna z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika, świadczona po uzgodnieniu tego pomiędzy nimi. Polecenie pracodawcy jest możliwe wyłącznie po wcześniejszym uzyskaniu oświadczenia pracownika o posiadaniu przez niego warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. W określonych okolicznościach pracodawca będzie mógł też nakazać pracę zdalną. Będzie to możliwe podczas stanu nadzwyczajnego, klęski żywiołowej, epidemii czy też w okresie, w którym pracodawca nie będzie w stanie zapewnić w firmie odpowiednich warunków pracy. Taka sytuacja to np. poważna awaria czy czasowe zamknięcie z jakiegoś powodu. Jednak już remont w firmie do takich sytuacji się nie zalicza. Polecenie pracodawcy powinno określać pokrycie przez niego kosztów związanych z jej wykonywaniem, zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika, sposoby porozumiewania się czy kontrolowania pracownika.
Praca zdalna okazjonalna
Okazjonalna praca zdalna będzie możliwa przez 24 dni w roku. Będzie mógł o nią wnioskować wyłącznie pracownik. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy, co oznacza, że będzie mógł odmówić pracownikowi takiej pracy. Przepisy umożliwiają także złożenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną przez pracownika pracującego w systemie hybrydowym. Pracodawca dopuszczający w firmie tylko okazjonalną pracę zdalną nie musi zawierać porozumienia ze związkami zawodowymi ani przygotowywać regulaminu. Nie ma też obowiązku zapewnienia pracownikowi sprzętu i materiałów do pracy czy pokrycia kosztów. Nie stosuje się także tutaj wyłączenia obowiązkowych szkoleń okresowych pracowników ze stanowisk administracyjno-biurowych, bez względu na rodzaj przeważającej działalności.
Praca zdalna rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych
Kodeks pracy zapewnia więcej praw m.in.: kobietom w ciąży, rodzicom małych dzieci (do 4 roku życia), a także niepełnosprawnych, wymagających opieki, wspomagania rozwoju czy specjalnego kształcenia.
Dodatkowo wniosek o pracę zdalną będą mogły złożyć osoby opiekujące się innym niepełnosprawnym członkiem rodziny. Wnioski tych osób będą mogły zostać odrzucone przez pracodawcę jedynie w przypadku, gdy rodzaj pracy lub jej organizacja nie będzie umożliwiała wykonywania jej w formie zdalnej. Pracodawca będzie miał 7 dni roboczych od złożenia wniosku na poinformowanie pracownika o odrzuceniu wniosku o pracę zdalną (wraz z podaniem przyczyny odmowy).
Jak wprowadzić pracę zdalną w firmie?
Pracodawca, chcąc wprowadzić w firmie pracę zdalną, będzie musiał określić jej zasady. Jeśli w firmie działają związki zawodowe, musi zrobić to w porozumieniu z nimi. Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia związkom przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do niego lub w firmie nie działają związki zawodowe, pracodawca będzie musiał sam ustalić regulamin pracy zdalnej. Do ustalenia treści regulaminu nie ma potrzeby uzyskania zgody przedstawiciela pracowników. Należy jedynie skonsultować postanowienia i uwzględnić uznane za słuszne postulaty pracowników. Porozumienie ze związkami lub regulamin powinny zawierać następujące informacje:
- grupy pracowników objęte możliwością pracy zdalnej;
- zasady pokrywania lub zwrotu pracownikowi kosztów pracy zdalnej;
- zasady porozumiewania się z pracownikiem zdalnym i sposób potwierdzania jego obecności na stanowisku pracy;
- zasady kontrolowania wykonywania pracy przez pracownika, przestrzegania BHP w miejscu pracy czy przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji;
- zasady instalacji, konserwacji czy inwentaryzacji sprzętu, czy oprogramowań powierzonych pracownikowi przez pracodawcę.
Regulamin powinien zostać wprowadzony przez pracodawcę w formie zarządzenia, które zostanie rozesłane mailowo lub przekazane pracownikom w inny, ustalony w firmie sposób. Regulamin może obowiązywać już od chwili jego ogłoszenia. Jednak wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe również w sytuacji, gdy nie będzie porozumienia ani regulaminu. W takim przypadku podstawą będzie porozumienie z pracownikiem.
Każda ze stron będzie mogła też wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej. Strony umowy o pracę będą musiały ustalić między sobą termin, od którego praca zdalna zostanie zakończona, który nie może być dłuższy niż 30 dni od złożenia wniosku. Nie dotyczy to pracowników, którzy sami złożyli wiążący wniosek o pracę zdalną, czyli rodziców małych dzieci, dzieci niepełnosprawnych czy kobiet w ciąży. W tych przypadkach zaprzestanie pracy zdalnej będzie możliwe, gdy nie będzie można jej wykonywać ze względu na rodzaj lub organizację pracy