Dotychczas istniało kilka list podatników VAT. Były to listy zarejestrowanych i niezarejestrowanych podatników, a także wykreślonych i przywróconych do rejestru. Od 1 września 2019 wszystkie te listy zastąpione zostały jedną – białą listą podatników VAT. Co to takiego, do czego służy, jakie informacje zawiera i jakie sankcje grożą za przelanie pieniędzy na niezgłoszone konto?
Czym jest i do czego służy biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to nowy rejestr, który gromadzi dane o osobach zobowiązanych do opłacania tego podatku. Pozwala ona firmom na szybką i skuteczną weryfikację kontrahentów przed dokonaniem wpłat na ich konta. Biała lista daje możliwość sprawdzenia, czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT, potwierdzenia numeru jego konta bankowego czy w końcu poznania podstawy prawnej decyzji o odmowie zarejestrowania kontrahenta bądź wykreślenia lub przywrócenia go do rejestru. Białą listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Znaleźć ją można na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, a także w CEiDG. Aby znaleźć się na liście nie trzeba nic robić. Trzeba być tylko zarejestrowanym jako podatnik VAT, a szef KAS pobiera wszystkie informacje z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli są one niepoprawne, należy wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub korektę. Informacje o danym podatniku na liście można wyszukać poprzez podanie jego numeru NIP, REGON, nazwy firmy czy też numeru konta bankowego. Jedynie w przypadku osób fizycznych z zarejestrowaną działalnością w CEiDG, należy wpisać w wyszukiwarkę imię i nazwisko takiego przedsiębiorcy. Trzeba też wskazać, na jaki dzień mają być wyszukane informacje. Następnie otrzymuje się potwierdzenie danych wyszukanego kontrahenta, które można wydrukować.
Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT?
Na białej liście można znaleźć następujące informacje o podatnikach:
- nazwisko przedsiębiorcy lub nazwę firmy;
- numer identyfikacyjny, jeśli został przyznany;
- status podatnika (zarejestrowany jako czynny, zwolniony lub nie dokonano rejestracji czy też wykreślono, przywrócono);
- REGON;
- Numer KRS (jeśli został nadany – przede wszystkim mają go spółki);
- adres siedziby;
- nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania firmy, wspólników w spółkach oraz ich NIP-y;
- daty rejestracji, odmowy lub wykreślenia oraz przywrócenia oraz podstawy prawne tych działań;
- Numery kont bankowych lub w SKOK, otwartych w związku z działalnością, wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzonych za pomocą STIR (system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, do którego konto powinno być zgłoszone przez bank, w którym jest prowadzone);
Kiedy na liście może nie być rachunku i co grozi za przelew na rachunek spoza listy?
Numery kont są publikowane w rejestrze tylko w przypadku zarejestrowanych podatników lub przywróconych. Na liście nie ma informacji o osobach czy firmach niebędących podatnikami VAT. Jeśli firmowy rachunek bankowy się zmieni, należy to zaktualizować na liście. Zwykle robi się to poprzez CEiDG. Jeśli jesteś podatnikiem VAT i masz konto w banku, a nie ma cię na liście, to możliwe są trzy powody takiej sytuacji. Po pierwsze masz konto, ale nie firmowe. Musisz założyć i zgłosić konto firmowe. Rachunek firmowy musi być także zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Jeśli nie jest, również nie znajdziesz się na liście. Może też dojść do sytuacji, w której twój bank nie przekazał numeru twojego rachunku do STIR. Wtedy niezwłocznie musisz wyjaśnić to z bankiem. Należy także pamiętać o tym, że od 1 stycznia 2020 roku w życie wchodzą sankcje za wykonanie przelewu na niezarejestrowany na białej liście rachunek bankowy. Jeśli przelejesz na niezarejestrowane w wykazie konto kontrahenta więcej niż 15 tysięcy złotych, poniesiesz tego konsekwencje. Jakie? Otóż nie będziesz mógł zaliczyć kwoty przekroczenia tych 15 tysięcy złotych do kosztów uzyskania przychodu i nieważne na ile przelewów rozdzielisz tę kwotę. Ponadto solidarnie będziesz odpowiadał razem z kontrahentem za zaległości podatkowe w momencie, gdy nie zapłaci on należnego podatku VAT. Od sankcji można się uwolnić, jeśli do 3 dni od dokonania przelewu poinformujesz o tym naczelnika właściwego dla sprzedawcy US.
Należy pamiętać zawsze o sprawdzeniu każdego kontrahenta na liście, a także tego, czy rachunek w rejestrze zgadza się z tym na fakturze. Warto także sprawdzić własne rachunki bankowe na liście, aby nie narazić na sankcje swoich kontrahentów.
